Rådgiver NTNU Konferanser

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Om stillingen

I Avdeling for utdanning er det ledig en fast stilling som rådgiver ved Enhet for konferanser. Enheten bistår NTNUs fagmiljøer og samarbeidspartnere med profesjonell planlegging og gjennomføring av nasjonale og internasjonale konferanser, og da spesielt vitenskapelige konferanser. 

Ved enheten, bestående av 10 personer, får du jobbe med ulike konferanser og samarbeide tett med ulike fagmiljøer ved NTNU. Du følger konferansene fra planlegging til gjennomføring og bidrar til å skape gode møteplasser for kunnskapsdeling og faglig samarbeid.

Arbeidsmiljøet er svært godt, med stor delingskultur og samarbeidsvilje. Du får ansvar og mulighet til å utvikle deg gjennom varierte oppgaver og nye utfordringer.

Vi søker deg som er strukturert og selvgående med stor gjennomføringsevne. Du er kvalitetsbevisst og med et iboende ønske om å skape gode konferanser av høy kvalitet for NTNU.

Din nærmeste leder er enhetsleder, og ditt arbeidssted er i Trondheim, Campus Kalvskinnet. Det er ønskelig med tiltredelse så snart som mulig.

Hva går jobben ut på?

Stillingens hovedområde er planlegging, veiledning og gjennomføring av konferanser. 
Som ansatt ved Enhet for konferanser må du like å ta regi og lede prosjekter fremover i samarbeid med oppdragsgiver. Arbeidsoppgavene vil variere ut ifra konferanseform og kan omfatte:

• Rådgivning, planlegging og avklaring av tjenesteleveranse for konferanser i samarbeid med avtalepartner
• Oppsett av påmeldingssider med betaling og deltakerhåndtering
• Abstracts- og paperbehandling ved vitenskapelige konferanser
• Oppgaver knyttet til konferanseregnskap 
• Avklare, reservere og følge opp konferansested og sosialt program
• Være bindeledd mellom konferansen og tekniske leverandører
• Administrere konferansens sekretariat og sørge for at alt fra registrering, logistikk og sosiale arrangement fungerer
• Bistå i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis

Endring av konferansetjenester kan forekomme.

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

Du har:

• utdanning på minimum bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet
• erfaring fra relevant prosjektarbeid og/eller arrangement
• god digital kompetanse og systemforståelse
• svært gode muntlige og skriftlige ferdigheter i norsk, samt gode ferdigheter i engelsk

Det en fordel at/om du har

• erfaring med prosjektledelse, arrangementsgjennomføring og koordineringsarbeid
• erfaring fra administrativt arbeid relevant for stillingens arbeids- og ansvarsområde
• erfaring med prosjektregnskap og bestillingsprosesser, gjerne fra offentlig sektor
• erfaring med nettsidearbeid og digitale publiseringsverktøy
• kjennskap til prosesser knyttet til innlevering og håndtering av abstracts og paper
• kjennskap til NTNUs virksomhet

Personlige egenskaper 

Vi vil legge vekt på at du:

• har gode relasjons-, kommunikasjons- og samarbeidsevner og møter ulike mennesker på en åpen og inkluderende måte
• er serviceinnstilt og løsningsorientert
• arbeider selvstendig og strukturert, og evner å drive flere prosjekter fremover samtidig.
• er proaktiv, initiativrik med god gjennomføringskraft, og håndterer uforutsette situasjoner når det kreves

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Hvorfor skal du velge oss? 

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden.
• Gode muligheter for kompetanseutvikling og karrierebygging.
• Fleksibel arbeidshverdag med ordninger for balanse mellom jobb og fritid.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse.
• Moderne arbeidsverktøy og tilgang til et bredt faglig nettverk.
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø.
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.  

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 

Lønn og vilkår 

I stillingen som rådgiver kode 1434 vil du normalt lønnes fra brutto kr 630 000- 670 000 pr. år avhengig av kvalifikasjoner . 

Lønn fastsettes iht. statens lønnsregulativ avhengig av kvalifikasjoner. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis. 

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller imøtekomme utlysningen
• CV, vitnemål og attester

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. 

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon. Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Kunstig intelligens (KI) kan brukes som støtte til enkelte administrative oppgaver, for eksempel til å utarbeide caseoppgaver eller forslag til intervjuspørsmål. Alle vurderinger og beslutninger i rekrutteringsprosessen gjøres av mennesker.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med enhetsleder Monica Amundsen, tlf. 95801267, e-post [email protected]

Vi ser fem til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 02.11.2026