Arbetsbeskrivning
Om tjenesten
Dette er en direkte rekruttering, noe som innebærer at rekrutteringsprosessen gjennomføres av Bravura og du blir ansatt direkte hos vår kunde.
Om selskapet
Vår kunde er et internasjonalt selskap innen shipping med virksomhet i flere land. Nå søker de en Executive Assistant som skal bidra til struktur og oversikt i en variert arbeidshverdag.
Dette er en nyopprettet rolle, og du får muligheten til å være med på å forme stillingen samtidig som du blir en viktig støtte for CEO og ledergruppen.
Om rollen
Som Executive Assistant vil du støtte CEO og ledergruppen i administrative og koordinerende oppgaver. Du sørger for at kalenderen er oppdatert, møter er planlagt, reiser er bestilt og at viktige aktiviteter følges opp.
Rollen passer deg som liker å ha oversikt, er løsningsorientert og trives med å håndtere flere oppgaver samtidig. Du blir en del av en internasjonal virksomhet hvor dagene varierer og tempoet tidvis er høyt.
Arbeidsoppgavene inkluderer blant annet:
Koordinere kalendere, møter og avtaler
Planlegge og koordinere nasjonale og internasjonale reiser, inkludert fly, hotell, transport, reiseplaner og håndtering av endringer underveis.
Utarbeide presentasjoner, agendaer og møtemateriell
Skrive referater og følge opp beslutninger og tiltak
Bistå CEO og ledergruppen med administrative oppgaver og oppfølging av aktiviteter
Koordinere arrangementer, ledermøter og samlinger
Følge opp reiseregninger og administrative prosesser
Samarbeide med interne og eksterne interessenter i Norge og internasjonalt
Utdanning, erfaring og personlige egenskaper
Erfaring som Executive Assistant, Personal Assistant eller fra en tilsvarende rolle med støtte til ledere eller ledergrupper
Internasjonal arbeidserfaring er en fordel
Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig
God systemforståelse og gode ferdigheter i Microsoft Office
Evne til å håndtere flere oppgaver og prioriteringer samtidig
Høy grad av integritet og evne til å håndtere konfidensiell informasjon
Interesse for digitale verktøy og AI-verktøy er en fordel
Vi tror du lykkes i rollen dersom du er strukturert, serviceinnstilt og komfortabel med å ta ansvar. Du er initiativrik, evner å prioritere når det er travelt og liker å finne gode løsninger når planer endrer seg. Samtidig bygger du gode relasjoner og trives med å samarbeide med mennesker på ulike nivåer i organisasjonen.
Annen informasjon
Oppstart: September, eller etter avtale
Sted: Oslo
Lønn: Fastlønn
Vi jobber med løpende utvalg, noe som innebærer at vi vurderer kandidater fortløpende gjennom hele søknadsperioden. Dersom din profil vurderes som aktuell, vil vi ta kontakt for en videre dialog.
Har du spørsmål eller ønsker mer informasjon?
Ta gjerne kontakt med Julie Hansen på [email protected] eller Emilie Fjeldstad Martinsen på [email protected]
