Arbetsbeskrivning
Om arbeidsstaden
Avdeling for politisk sekretariat, arkiv, kommunikasjon og innbyggarservice har ei sentral rolle i Austevoll kommune. Vi arbeider med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, politiske prosessar, kommunikasjon og innbyggarservice.
Vi samarbeider tett med ulike fagområde i kommunen. Vi legg vekt på god service, kvalitet og utvikling av effektive, digitale arbeidsprosessar.
Om stillinga
Vi søker ein engasjert og strukturert spesialkonsulent til ei variert stilling. Du vil hovudsakleg arbeide med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Oppgåvene omfattar mellom anna journalføring, dokumenthandtering, behandling av innsynskrav og rettleiing i bruk av saks- og arkivsystemet.
Du vil også få oppgåver innan innbyggarservice og politisk sekretariat og bidra til å utvikle rutinar og digitale arbeidsprosessar. Du blir ein del av eit team som samarbeider på tvers av fagområda for å gi gode tenester til innbyggarar, folkevalde og tilsette.
Arbeidsoppgaver
Som spesialkonsulent skal du:
- Utføre og koordinere oppgåver innan arkiv, dokumentasjonsforvaltning og innbyggarservice
- Støtte politisk sekretariat
- Bidra til at kommunen leverer gode og effektive førstelinjetenester og har god kontakt med innbyggarane
- Journalføre, handtere dokument, behandle innsynskrav og rettleie i bruk av saks- og arkivsystemet
- Bidra til at kommunen følger krava i arkivlova, offentleglova, forvaltningslova og kommunelova
- Arbeide i tråd med kommunen sine rutinar, system og styringsdokument for fagområda
- Bidra til openheit, rettstryggleik og god dokumentasjonsforvaltning
- Støtte gjennomføringa av politiske møte og administrative prosessar
- Delta i politiske møte og liknande aktivitetar utanom normal arbeidstid
- Bidra til god informasjonsflyt og godt samarbeid mellom fagområde og einingar
- Støtte leiarar, saksbehandlarar, folkevalde og innbyggarar
- Samarbeide med avdelingsleiar og kollegaer om å utvikle gode rutinar, arbeidsprosessar og digitale løysingar
- Bidra til samanheng mellom fagområda og andre relevante oppgåver i avdelinga
Du arbeider innanfor rammene som kommunalsjefen og avdelingsleiaren har fastsett.
Kvalifikasjonskrav
Du må ha høgare utdanning, for eksempel innan administrasjon, arkiv- og dokumentasjonsforvaltning, service eller offentleg administrasjon.
Det er ein fordel om du også har:
- Relevant erfaring frå eitt eller fleire av fagområda arkiv, dokumenthandtering, innbyggarservice og politisk sekretariat
- God forståing for offentleg forvaltning og relevant regelverk, særleg offentleglova, forvaltningslova og arkivlova
- Gode digitale ferdigheiter og forståing for korleis dokument og informasjon blir handterte og delte
- God skriftleg framstillingsevne på nynorsk
- God munnleg framstillingsevne på norsk
- Erfaring med saks- og arkivsystem og digitale arbeidsverktøy
Personlege eigenskapar
Vi ser etter deg som:
- Arbeider strukturert og sjølvstendig
- Er serviceorientert og samarbeider godt med andre
- Bygger gode relasjonar
Handterer fleire oppgåver samtidig og bidrar til god framdrift
Vi vil legge stor vekt på personlege eigenskapar.
Vi tilbyr
- Moglegheit for fagleg utvikling i eit godt og positivt arbeidsmiljø
- Spanande og varierte arbeidsoppgåver
- Løn etter kvalifikasjonar.
- Gode pensjons - og forsikringsordningar
- Trivelege kollegaer
- God opplæring
Slik søker du
Send søknad og CV ved å klikke på knappen merka "Søk stilling" på denne sida. Det er søkar sitt ansvar å sørge for at alle relevante vedlegg er lagt inn innan fristen, som for eksempel attester og vitnemål. Dersom vitnemål, karakterutskrifter eller annan dokumentasjon ikkje er på eit skandinavisk språk eller engelsk, må søkar sjølv laste opp attesterte omsettingar. Ikkje send søknad på e-post til enkeltpersonar i kommunen.
Vi gjer merksam på at i følge offentleglova § 25, 2. ledd kan opplysningar om søkaren bli offentleggjort sjølv om søkaren har oppmoda om ikkje å bli ført opp på offentleg søkarliste. Søkaren vil alltid bli varsla på førehand dersom søkarlista blir offentleggjort.
